La déclaration des professionnels libéraux est une déclaration simplifiée : Comptabilité recettes dépenses, absence de bilan, évaluation forfaitaire de certains frais de déplacement. Cependant, elle comporte quand même de nombreux pièges.

Voici 10 erreurs à ne pas commettre pour éviter les redressements fiscaux.

1 – Déduire des dépenses non “nécessaires à l’exercice de la profession”.

Pour être déductibles, vos dépenses doivent être nécessaires à l’acquisition du revenu professionnel, en clair pour “générer du chiffre d’affaires”. Non déductibles donc les dépenses à caractère privé, qui résultent de convenances personnelles.

Exemples : loyer, amortissement ou entretien de locaux qui ne servent pas de bureaux ou de lieux d’accueil des clients. Vêtements qui peuvent être portés dans la vie courante (la robe d’un avocat, les chaussures de sécurité d’un géomètre sont déductibles). Frais de réceptions dont on n’est pas en mesure de démontrer le caractère normal ou les avantages attendus. Frais de déplacement à domicile du cabinet supérieurs à 40 km, sauf à justifier de circonstances particulières. Impôts personnels comme l’impôt sur le revenu ou la taxe d’habitation. etc… En cas d’utilisation d’un bien à usage mixte privé / professionnel, déterminez la quote-part professionnelle avec une règle précise (surface, temps passé…).

2 – Déduire des dépenses expressément exclues du droit à déduction.

Des dispositions fiscales excluent certaines dépenses dites somptuaires.

Exemple :  Amortissement ou le loyer de voitures dépassant certains montants en fonction du taux d’émission de Co², amortissement de dépenses de chasse ou de bateaux de plaisance (article 39 du CGI). Si vous avez passé ce type de frais en comptabilité, pensez à les réintégrer sur la ligne 36 de la 2035.

3 – Confondre charges et amortissements.

Les achats d’immeubles, de matériel ou de mobilier, à l’exception des biens de faible valeur (moins de 500 €)  constituent des immobilisations. Ce sont des biens dont la durée d’utilisation est supérieure à un an.  Ils ne sont pas déductibles du bénéfice l’année de l’achat comme les charges mais doivent donner lieu à un amortissement. L’amortissement se calcule sur la durée de vie du bien. Attention de ne pas passer en charges des dépenses d’immobilisation. Le contrôleur rejetterait la charge et l’amortissement. En effet, il faut mentionner les amortissements sur le tableau I du formulaire 2035 bis pour qu’ils soient déductibles.

4 – Ne pas retraiter les cotisations sociales de l’exploitant.

Une partie de la CSG et la CRDS ne sont pas déductibles. Portez-les sur la ligne 13 “autre impôts” et  réintégrez-les fiscalement sur la ligne 36 “divers à réintégrer”. La partie déductible de la CSG doit figurer sur la ligne 14 de la déclaration.

Les cotisations facultatives de l’exploitant sont plafonnées en fonction du bénéfice. Si vous faites des versements importants à des contrats de prévoyance, mutuelle, retraite Madelin ou que votre résultat est faible, vérifiez  que vous ne dépassez pas les seuils.

5 – Négliger le formalisme

Beaucoup de redressements se fondent sur le non respect de règles de forme : absence de facture portant les mentions obligatoires, absence de relevés des kilomètres parcourus en cas d’option pour les indemnités kilométriques, frais de repas qui ne mentionnent pas le nom des invités, absence de comptabilisation des amortissements. C’est une règle de bon sens : conserver les preuves de vos dépenses professionnelles.

6 – Choisir les frais réels et les indemnités kilométriques

C’est une simplification propre aux bénéfices non commerciaux. La possibilité de déduire les frais de véhicule sur la base du barème kilométrique. Le barème couvre le carburant, l’entretien courant (révisions, pneus…), l’assurance, l’amortissement du véhicule. Il ne couvre pas les frais de garage et de stationnement, les accessoires autonomes type GPS, les réparations suite à un accident qui peuvent être déduits en plus.

L’option pour le barème est formalisée en cochant la case de la ligne 23 sur la 2035 A et remplissant le cadre 7 de la 2035 B.

Mais attention, si vous optez pour le barème, ne déduisez pas de frais réels en cours d’année. Si vous payez des frais de ce type avec votre compte professionnel, veiller à les comptabiliser en “prélèvements de l’exploitant”.

7 – Ne pas vérifier la concordance avec vos déclarations

C’est un contrôle de base des Experts comptables… et de l’administration fiscale pour les assujettis à la TVA. Vérifiez la concordance entre le chiffre d’affaires mentionné sur votre déclaration 2035 et celui mentionné sur votre déclaration de TVA (CA12 ou CA3). Un écart non justifié déclenche souvent des questions voire un contrôle. Vérifiez soigneusement que les conditions sont remplies si une partie de votre chiffre d’affaires n’est pas assujetti.

Les redressement en matière de TVA sont vite significatifs.

8 – Etre en retard dans vos déclarations

Le résultat des libéraux est calculé sur l’année civile. La déclaration 2035 doit être envoyée pour le 3 mai de l’année suivante. Cela vous laisse plus de 4 mois pour faire le nécessaire. Pour cette déclaration comme pour les autres, ne soyez pas en retard. Outre des pénalités possibles, les retards peuvent entraîner une taxation d’office et vous priver de certains droits.

9 – Ne pas adhérer à une Association de Gestion Agrée (AGA) ou à un Organisme de Gestion Agréé (OGA)

Pour une cotisation très abordable, les OGA vous aident dans votre gestion, la tenue de votre comptabilité, et contrôlent vos déclarations. De plus, l’adhésion à un OGA vous permet de bénéficier d’avantages fiscaux : Non majoration de 25 % du bénéfice imposable, réduction d’impôt pour frais de tenue de comptabilité, etc…

Les OGA vous évitent erreurs et négligences. Résultat : moins de contrôles et de redressements chez les adhérents d’OGA.

Même en l’absence de bénéfice, ne pas adhérer à un OGA est une erreur.

10 – Avoir un logiciel comptable qui ne gère pas le Fichier des Écritures Comptables (FEC)

Depuis 2014, votre logiciel de comptabilité doit vous permettre d’éditer le FEC. Le FEC contient toutes les écritures comptables validées d’un exercice donné dans un fichier informatisé : date, montant, libellé de l’écriture, comptes utilisés, etc.. Validez vos écritures au plus tard au moment du dépôt de la déclaration de la 2035 (soit le 3 mai de l’année suivante). En cas de contrôle, l’administration fiscale vous demandera le FEC pour chaque exercice contrôlé. L’administration contrôle généralement les 3 derniers exercices. La sanction en cas de FEC manquant ou non conforme est de 5.000 € par exercice.

Certains libéraux utilisent d’anciens logiciels qui ne gèrent pas le FEC ou pire tiennent leur comptabilité sur excel, qui ne garantit pas l’intangibilité des écritures. L’utilisation d’un logiciel ou d’un site gérant le FEC comme macompta.fr est désormais incontournable.