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Formalités d’embauche d’un salarié : les démarches obligatoires

Un nouveau collaborateur s’apprête à rejoindre votre entreprise ? Qu’il s’agisse de votre tout premier salarié ou d’un nouveau membre de votre équipe. Effectuer les formalités d’embauche d’un salarié représente toujours une étape incontournable. Contrat, DPAE, visite médicale… Vous voulez vous y retrouver sans jamais rien oublier, respecter les obligations légales tout en donnant une bonne première impression à votre nouvelle recrue? Retrouvez le top 6 des démarches obligatoires !

1- Établir le contrat de travail, l’une des premières formalités d’embauche d’un salarié

C’est lui qui formalise la relation de travail, le plus souvent sous la forme d’un écrit. Dans le cadre d’un CDI à temps complet, l’écrit n’est cependant pas obligatoire (mais recommandé), sauf dispositions conventionnelles contraires. La remise du contrat se fait idéalement dès l’arrivée de votre salarié dans l’entreprise ou en amont. Elle interviendra au plus tard dans les 2 jours qui suivent l’embauche pour un CDD.

Cela permet de vérifier l’accord des 2 parties sur les clause d’un contrat avant la prise de poste. Retrouvez des modèles de contrats de travail personnalisables parmi les nombreuses fonctionnalités développées sur le logiciel de paie macompta.fr depuis sa création.

Notez qu’en l’absence d’un contrat écrit, votre salarié est présumé en CDI à temps plein. S’il est en réalité en CDD, le risque encouru, c’est la requalification du CDD en CDI par le conseil des prud’hommes, mais également une amende de 3750 €. De manière générale, il est toujours préférable de formaliser la relation de travail par écrit, notamment pour se prémunir en cas de désaccord ou de litige ultérieur.

2- Déclarer l’embauche d’un salarié

La DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) est un formulaire permettant d’informer divers organismes (sécurité sociale, régime d’assurance chômage, service médical du travail…) d’une nouvelle embauche dans votre entreprise (identité de la personne, date de début du contrat…).

La DPAE est une formalité d’embauche du salarié qui peut être réalisée simplement en quelques clics depuis votre espace net-entreprises ou directement sur le site de l’Urssaf. Vous devez l’effectuer dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Le non-respect de cette obligation déclarative peut entraîner des sanctions civiles, administratives et pénales.

Le non-respect de cette obligation déclarative peut entraîner de nombreuses sanctions. Des sanctions civiles, traduites par des régularisations de cotisations de la part de l’Urssaf du fait de l’absence de déclaration. Des sanctions administratives, avec une pénalité équivalente à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

La loi prévoit également des sanctions pénales pour travail dissimulé allant jusqu’à 45000 € d’amende et 3 ans de prison pour une personne physique et 225000 € d’amende ainsi qu’un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

3- Protéger son collaborateur en le faisant adhérer aux organismes complémentaires

Votre entreprise adhère à un ou plusieurs organismes complémentaires (mutuelle, prévoyance…)? Vous devez les informer de l’embauche prochaine de votre futur salarié. Peut-être devrez-vous dans ce cas renseigner un formulaire d’adhésion à renvoyer à l’organisme.

Bon à savoir : pour une bonne transmission des informations relatives à vos organismes complémentaires et aux adhésions de vos salariés via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), un paramétrage correct de votre logiciel de paie est indispensable. Une vidéo dédiée et une FAQ sont à votre disposition depuis le menu Assistance du logiciel de paie macompta.fr. Elles vous aideront à réaliser ce paramétrage pas à pas.

Soyez vigilant quant à vos obligations d’adhésion aux organismes complémentaires. Par exemple, la cotisation à un régime de prévoyance est obligatoire pour les cadres (minimum 1,5% sur la tranche A du salaire en part patronale). En cas de décès d’un salarié cadre, si l’employeur ne peut justifier de la souscription à un contrat de ce type, il s’expose à devoir verser aux ayants droit du salarié une somme correspondant à trois fois le plafond annuel de sécurité sociale, soit un montant de 123408 € en 2022.

4- Tenir à jour le registre unique du personnel

Ce document est obligatoire dès l’embauche du 1er salarié. Il liste l’identité de tous les salariés qui occupent ou qui ont occupé un poste dans l’entreprise. Il indique également la nature de leur emploi.

Cette obligation concerne tous les employeurs à l’exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Si plusieurs établissements composent votre entreprise, vous devez posséder un registre par établissement.

Veillez à le tenir à jour à chaque entrée ou sortie de l’un de vos collaborateurs. En cas d’absence de ce registre dans votre entreprise ou si vous l’avez mal renseigné, vous encourrez une amende de 750 € par salarié concerné.

5- Veiller à la santé du salarié en programmant la visite d’information et de prévention (VIP)

Destinée à vérifier l’aptitude du salarié à son poste de travail, la VIP (visite d’information et de prévention) a été instaurée en 2017. La VIP remplace la visite médicale d’embauche. Elle est réalisée par un professionnel de santé (infirmier, interne en médecine du travail, médecin du travail…). Elle permet d’interroger le salarié sur son état de santé, mais aussi de l’informer et de le sensibiliser aux risques liés à son poste de travail. Cette visite doit intervenir dans les 3 mois à compter de la prise de poste effective du salarié.

Des cas de dispense existent. Le médecin du travail fixe le délai de renouvellement de la VIP. Il peut être de 5 ans maximum (sauf cas particuliers).

Pensez à tenir à jour un calendrier des vip à programmer pour vos salariés car, en cas d’absence de cette visite, des sanctions peuvent s’appliquer : une amende de 1500 €, le paiement de dommages et intérêts au salarié concerné ou encore le versement d’une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

6- Embauche d’un salarié : Réussir son intégration

Organiser l’arrivée de votre nouveau salarié (aussi appelé processus d’onboarding) ne se limite pas à la réalisation de démarches administratives d’embauche. Il est également indispensable de préparer techniquement et humainement votre entreprise à cette nouvelle arrivée. Poste de travail, code d’accès, téléphone….

Tout doit être prêt pour le jour J. Prévenez tous vos collaborateurs de l’arrivée du nouvel employé et prévoyez une présentation complète de l’entreprise et de l’équipe. Loin d’être anodines, ces étapes renforcent le sentiment d’appartenance de votre salarié à l’entreprise dès son 1er jour et participent activement au rayonnement de votre marque employeur.

Gérer la paie de l’ensemble du personnel

Une fois les formalités d’embauche du salarié effectuées, il vous reste à présent à poursuivre le suivi des tâches administratives. Notamment la production chaque mois de la paie et de la DSN de votre/vos salarié(s). Pour vous faciliter cette tâche, Macompta.fr a développé pour vous un logiciel de paie simple et intuitif. Il vous permet gérer les paies et les déclarations sociales de tous vos salariés.

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