Dans le monde associatif, le mois de septembre est synonyme d’adhésion annuelle et de collecte des cotisations. Vous êtes trésorier(e) d’une association et vous avez besoin d’astuces pour gérer au mieux les adhésions et les cotisations de la rentrée ? Vous êtes au bon endroit !

Qu’est-ce qu’une cotisation d’association ?

Avant toute chose, quelques rappels…

Une cotisation correspond à une somme d’argent versée par l’adhérent à une association. Cette somme contribue au fonctionnement de l’association. On peut distinguer la cotisation qui présente un caractère récurrent, souvent annuel, de l’adhésion qui est perçue une fois, lors de l’entrée dans l’association. Les modalités de collecte et de fixation du montant des adhésions et cotisations doivent être parfaitement claires dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association. Néanmoins, le paiement d’une cotisation n’est pas forcément une disposition obligatoire des statuts, sauf lorsque c’est une obligation légale (comme pour une association de chasseurs par exemple).

Montant d’une cotisation d’association

Le montant de la cotisation doit être défini lors du conseil d’administration ou lors de l’assemblée générale de l’association, comme le prévoient les statuts. Les statuts peuvent fixer un montant identique de cotisation pour tous les membres, ou bien un montant variable par catégorie d’adhérents.  Néanmoins, nous vous déconseillons d’indiquer dans les statuts le montant des cotisations. En effet, en cas de modification des montants, cela impliquerait à chaque fois une modification des statuts. 

Période de versement des cotisations

La période ou les prochaines échéances de versements doivent être prévues par les statuts ou par le règlement intérieur de l’association. Le paiement d’une cotisation n’est pas obligatoirement annuel, en début d’année civile ou d’année scolaire. 

Remboursement ou non paiement d’une cotisation

Les statuts de l’association indiquent les modalités de remboursement (ou non) d’une cotisation. Ils doivent prévoir également les modalités d’exclusion en cas de non-paiement de cette dernière. 

• Le remboursement d’une cotisation

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir le remboursement total ou partiel des cotisations. Un déménagement, un décès ou une perte de revenus sont des motifs fréquents de remboursement d’une cotisation. 

• Le non-paiement d’une cotisation

En cas de non-paiement d’une cotisation, une association est en droit d’exclure l’adhérent. Les statuts indiquent la procédure d’exclusion. Si ce n’est pas le cas, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception peut être adressée à l’adhérent. Ce courrier lui demande de régler sa cotisation dans un délai “raisonnable”. La lettre doit également indiquer qu’en cas de non-paiement passé ce délai, son exclusion sera effective. Dans ce cas, une seconde lettre recommandée sera adressée à l’adhérent, l’informant de son exclusion de l’association.

Comment comptabiliser une cotisation d’association ?

Voici la liste des comptes à utiliser :

• N°756, cotisations (compte de résultat).
• N°512, banque ou 531 Caisse (comptes de bilan)
• N°410, usagers (compte de bilan)

Le schéma comptable dépend du type de comptabilité retenu, comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement.

Comptabilité de trésorerie

En comptabilité recettes / dépenses, la cotisation est enregistrée au moment du paiement, dans un journal de banque ou de caisse.

Dans macompta.fr, dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Banque, l’écriture sera : 

En saisie classique (débit-crédit), l’écriture sera :

Date	Libellé	Compte	Débit	crédit
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	51200000	80
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	75600000		80

En cas de paiement fractionné, l’écriture sera renouvelée pour chaque fraction de paiement.

Comptabilité d’engagement

En comptabilité créances / dettes, la cotisation est enregistrée en totalité dans un journal de vente dès son émission. Les règlements seront enregistrés ultérieurement dans le journal de banque ou de caisse. L’avantage de ce type de comptabilité est de permettre une prise en compte de la totalité de la cotisation dans le résultat dès son émission.

Elle permet également de savoir à tout moment, le solde dû par l’adhérent, en examinant son compte.

Dans macompta.fr, dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Factures clients : 

En saisie classique (débit-crédit) l’écriture sera : 

Date	Libellé	Compte	Débit	crédit
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	41000000	80
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	75600000		80

Dans macompta.fr, saisie d’un règlement (menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Banque), exemple règlement de 2 x 40 €.

En saisie classique (débit-crédit) l’écriture sera :

Date	Libellé	Compte	Débit	crédit
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	51200000	40
13/09/21	Cotisation 2021 – Pierre Marti	410marti		40

Les outils macompta.fr pour vous simplifier la saisie des cotisations

Les logiciels de macompta.fr permettent d’automatiser les écritures comptables de facturation et d’encaissement des associations.

Ainsi, les appels de cotisations édités dans le logiciel Facturation peuvent générer une écriture comptable lors de leur validation (Facture client).

Activer la connexion bancaire sur le logiciel comptabilité macompta.fr permet de récupérer quotidiennement les opérations bancaires et de les imputer dans les comptes selon des paramètres préenregistrés.

Ces automatismes permettent d’éviter des ressaisies fastidieuses et souvent sources d’erreurs.

 

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