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Associations : comment gérer les cotisations de la rentrée en comptabilité

La rentrée scolaire vient d’avoir lieu, aussi bien pour les écoliers que pour les entreprises & les associations. Pour ces dernières, le mois de septembre est synonyme d’adhésion annuelle et de collecte des cotisations. Vous êtes trésorier d’une association et vous avez besoin d’astuces pour gérer au mieux vos adhésions et vos cotisations ? Vous êtes au bon endroit !

Qu’est-ce qu’une cotisation d’association ?

Avant toute chose, quelques rappels…

Une cotisation correspondant à une somme d’argent versée par  l’adhérent à une association. Cette somme contribue au fonctionnement de l’association. On peut distinguer la cotisation qui présente un caractère récurrent, souvent annuel, de l’adhésion qui est perçue une fois, lors de l’entrée dans l’association. Les modalités de collecte et de fixation du montant des adhésions et cotisations doivent être parfaitement clairs dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association. Néanmoins, le paiement d’une cotisation n’est pas forcément une disposition obligatoire des statuts, sauf lorsque c’est une obligation légale (comme par exemple pour une association de chasseurs).

Le montant d’une cotisation d’association.

Le montant de la cotisation doit être défini lors du conseil d’administration ou lors de l’assemblée générale de l’association, comme le prévoit les statuts. Les statuts peuvent fixer un montant identique de cotisation pour tous les membres, ou bien un montant variable par catégorie d’adhérents.  Néanmoins, nous vous déconseillons d’indiquer dans les statuts le montant des cotisations. En effet, en cas de modification des montants, cela impliquerai à chaque fois une modification des statuts. 

La période de versement des cotisations.

La période ou les prochaines échéances de versements doivent être prévues par les statuts ou par le règlement intérieur de l’association. Le paiement d’une cotisation n’est pas obligatoirement annuel, en début d’année civile ou d’année scolaire. 

Remboursement ou non paiement d’une cotisation

Les statuts de l’association indiquent les modalités de remboursement (ou non) d’une cotisation. Ils doivent prévoir également les modalités d’exclusion en cas de non paiement de cette dernière. 

  • Le remboursement d’une cotisation

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir le remboursement total ou partiel des cotisations. Un déménagement, un décès ou une perte de revenus sont des motifs fréquents de remboursement d’une cotisation. 

  • Le non-paiement d’une cotisation

En cas de non-paiement d’une cotisation, une association est en droit d’exclure l’adhérent. Les statuts indiquent la procédure d’exclusion. Si ce n’est pas le cas, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception peut être adressée à l’adhérent. Ce courrier demande à l’adhérent de régler sa cotisation dans un délai « raisonnable ». La lettre doit également indiquer qu’en cas de non-paiement passé ce délai, une exclusion de l’adhérent sera effective. Dans ce cas, une seconde lettre recommandée sera adressée à l’adhérent, l’informant de son exclusion de l’association.

Comment comptabiliser une cotisation d’association ?

Voici la liste des comptes à utiliser :

  • N°756, Cotisations (compte de résultat).
  • N°512, banque ou 531 Caisse (comptes de bilan)
  • N°410, usagers (compte de bilan)

Le schéma comptable dépend du type de comptabilité retenu, comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement.

En comptabilité de trésorerie

Dans ce type de comptabilité, la cotisation est enregistrée au moment du paiement, dans un journal de banque ou de caisse.

Dans macompta.fr l’écriture sera la suivante (saisie simplifiée macompta.fr, menu Banque) :

En saisie classique (débit-crédit), l’écriture sera :

Date Libellé Compte Débit crédit
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 51200000 80
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 75600000 80

En cas de paiement, fractionné, l’écriture sera renouvelée pour chaque fraction de paiement.

En comptabilité d’engagement

Dans ce type de comptabilité, la cotisation est enregistrée en totalité dans un journal de vente dès son émission. Les règlements seront enregistrés ultérieurement dans le journal de banque ou de caisse. L’avantage de ce type de comptabilité est de permettre une prise en compte de la totalité de la cotisation dans le résultat dès son émission.

Elle permet également de savoir à tout moment, le solde dû par l’adhérent, en examinant son compte.

Dans macompta.fr, saisie de la cotisation (Saisie simplifié macompta.fr, menu Factures clients / adhérents)

En saisie classique (débit-crédit) l’écriture sera : 

Date Libellé Compte Débit crédit
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 41000000 80
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 75600000 80

Dans macompta.fr, saisie d’un règlement (menu simplifiée, menu Banque, macompta.fr), exemple règlement de 2 x 40 €.

En saisie classique (débit-crédit) l’écriture sera :

Date Libellé Compte Débit crédit
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 51200000 40
13/09/21 Cotisation 2021 – Pierre Marti 410marti 40

Les outils macompta.fr pour vous simplifier la saisie des cotisations

Les logiciels de macompta.fr permettent d’automatiser les écritures comptables de Facturation et d’encaissement des associations.

Ainsi les appels de cotisations édités dans le logiciel Devis – Facturation peuvent générer une écriture comptable lors de leur validation (Facture client).

L’option synchronisation bancaire du logiciel comptabilité macompta.fr permet de récupérer quotidiennement les opérations bancaires et de les imputer dans les comptes selon des paramètres préenregistrés.

Ces automatismes permettent d’éviter des ressaisies fastidieuses et sources d’erreurs.

 

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