La convocation pour votre prochaine assemblée générale est partie ? Parlons à présent du procès-verbal (PV) de séance. Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi est-il important de rédiger ce type de document ? Que doit contenir votre procès verbal d’assemblée générale ? Découvrez tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?

Les associations se réunissent lors d’assemblées générales ordinaires (AGO) et d’assemblées générales extraordinaires (AGE). Ces deux assemblées sont convoquées en fonction du type de décisions à prendre. Les statuts de l’association définissent la compétence, les règles de majorité et de quorum de chaque type d’assemblée.

L’assemblée générale ordinaire va traiter des sujets relatifs au fonctionnement courant de l’association : élection du conseil d’administration, nomination du commissaire aux comptes, approbation des comptes annuels, du budget… L’assemblée générale extraordinaire va, quant à elle, porter sur des décisions exceptionnelles : modification des statuts, éviction d’un membre, dissolution de l’association.

Lors de ces réunions, il convient de rédiger un procès-verbal. Le PV est un compte-rendu des discussions qui ont eu lieu pendant la séance. Il contient l’ensemble des délibérations prises lors de la réunion et  indique le résultats des votes.

Il est possible de conserver les procès-verbaux sur des feuilles volantes, mais il est recommandé de les recenser dans un registre des délibérations. Ce dernier est un autre élément de preuve, mais il permet surtout de suivre le développement de l’association.

Bon à savoir : pour justifier l’existence de l’assemblée générale en question, l’association devra être en mesure de produire des documents complémentaires (convocation, liste des personnes convoquées, procuration des adhérents représentés…).

Pourquoi faire un procès-verbal d’AG ?

L’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale n’est pas obligatoire sauf dans certains cas :

• Celles reconnues d’utilité publique ;
• Les associations soumises à l’impôt sur les sociétés ;
• Celles qui sont bénéficiaires d’emprunt, de subventions…

Cependant la rédaction d’un PV s’impose, c’est une règle de bonne gestion. Le PV permet d’informer les personnes absentes des différents échanges, d’indiquer clairement les décisions prises.

Il constitue une preuve en cas de litige. Pour cela, le procès-verbal doit respecter le formalisme qui est prévu dans les statuts de l’association ou par son règlement intérieur.

Enfin, si l’assemblée générale décide d’apporter une modification sur le nom, l’objet, l’adresse, les statuts de l’association ou encore sur la nomination des dirigeants, le PV est un justificatif indispensable pour réaliser les formalités administratives qui en découlent. Il devra être transmis en sous-préfecture en tant que pièce justificative.

Pour que le procès-verbal ait une valeur probante, il doit contenir différentes mentions obligatoires.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale, principales résolutions

Les principales décisions à prendre lors d’une assemblée ordinaire sont les suivantes :

• Vote du rapport moral et du rapport d’activité
• Approbation des comptes annuels (après lecture du rapport du trésorier, du rapport du commissaire aux comptes)
• Vote du budget
• Affectation du résultat
• Election du conseil d’administration
• Nomination du commissaire aux comptes.

Le PV devra consigner les informations relatives à la tenue de l’assemble, aux participants, aux débats et aux résolutions votées, à savoir :

• L’identification complète de l’association : sa dénomination, son sigle et son siège social ;
• L’organe appelé à délibérer : bureau, conseil d’administration… ;
• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
• L’ordre du jour ;
• La liste des membres présents : nom et qualité ;
• Les noms des membres absents et représentés ainsi que le nom du mandataire désigné ;
• Les noms du président de l’association et du secrétaire de séance ;
• La liste des documents transmis au préalable aux participants et soumis en séance ;
• Un résumé des échanges et débats ;
• Les résolutions soumises au vote ;
• Les résultats des votes ;
• L’heure de fin de l’assemblée générale ;
• Les noms et qualités des personnes signataires du PV.

Enfin, il est possible d’annexer une copie des documents présentés au procès-verbal. Nous vous conseillons de prendre des notes au cours de la séance afin de faciliter la rédaction du procès-verbal. Ainsi, le secrétaire de séance pourra élaborer sans problème un PV complet.

Une fois rédigé et signé, le PV doit être mis en accès libre. Les membres doivent pouvoir le consulter quand ils le souhaitent.

Vous l’aurez donc compris, le procès-verbal d’une assemblée générale est un document essentiel. Il permet de suivre facilement l’évolution de l’association, d’informer les membres absents. Il permet également de définir les besoins et actions à mettre en place et de prévenir les litiges en constituant une preuve. En effet, s’il est mal conçu, cela peut mener à l’annulation des décisions prises en cas de contestations.