En France, en 2019, 46% des stagiaires ont touché une rémunération pendant leur stage, d’après le ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

Cependant, l’accueil d’un stagiaire au sein de l’entreprise soulève de nombreuses questions, que ce soit sur les modalités de sa prise en charge ou d’un point de vue social.

La première question concerne souvent l’obligation de faire un bulletin de paie pour le stagiaire. Mais celle-ci n’est que l’arbre qui cache la forêt. En effet, il faut aborder un certain nombre de points pour y répondre.

Dans cet article, nous passons en revue les questions de paie les plus fréquentes concernant l’accueil d’un stagiaire : obligation de gratification, exonérations fiscales et sociales, déclaration en DSN et édition du bulletin de salaire. Nous verrons ensuite comment gérer vos stagiaires via le logiciel de paie sur macompta.fr.

1. La gratification : obligatoire ou facultative ?

D’un point de vue sémantique, la gratification est le versement d’une compensation financière au stagiaire. Le terme rémunération qualifie un paiement en contrepartie d’un travail effectué dans le cadre d’un contrat de travail, ce qui n’est pas le cas d’un stagiaire.

Le versement d’une gratification est facultatif si la durée du stage est inférieure à deux mois consécutifs, ou 309 heures si le stage est effectué de façon non continue.

Cette durée est appréciée au cours d’une même année d’enseignement dans un même organisme d’accueil.

Dans le cas d’une durée supérieure, une gratification mensuelle est due dès le premier jour de stage. Le montant minimum est, à défaut d’accord collectif ou de branche, de 15% du PMSS horaire : 3.90€ en 2022.

2. Exonérations sociales et fiscales de la gratification du stagiaire :

Le stage bénéficie d’exonérations sur le plan social et fiscal.

Concernant les cotisations sociales, les exonérations sont les suivantes :

• exonération totale des cotisations chômage, AGS, dialogue social et retraite complémentaire.
• exonération des autres cotisations dans la limite 15% du plafond de la sécurité sociale (PMSS) horaire. Celle-ci s’applique aussi bien sur la gratification versée à titre obligatoire que facultative. On notera que pour une exonération totale, la gratification ne doit pas dépasser le minimum légal. 

Sur le plan fiscal, la gratification du stagiaire est exonérée d’impôts sur le revenu, dans la limite du SMIC annuel. Le plafond du SMIC annuel n’est pas proratisé, même pour un stage de quelques mois. Par mesure de simplification, le SMIC du 1^er janvier peut être utilisé au niveau du calcul du montant exonéré.

Seule la partie dépassant l’exonération d’impôts sur le revenu est soumise au prélèvement à la source.

3. Est-il obligatoire de déclarer en DSN la gratification d’un stagiaire ?

La durée du stage et le dépassement du seuil de franchise de cotisation conditionnent l’obligation de déclarer la gratification d’un stagiaire en DSN.

Trois cas sont donc possibles :

• stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification inférieure au seuil de franchise : non
• stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification supérieure au seuil de franchise : oui
• stage de plus de deux mois : oui

4. Est-il obligatoire de faire un bulletin de paie pour un stagiaire ?

Maintenant que nous avons évoqué l’obligation de verser une gratification et les cas d’exonérations de cotisations sociales, il nous est possible de répondre à cette question.

Jusqu’au seuil de franchise de cotisation, l’établissement d’un bulletin de paie n’est pas obligatoire. Cependant, il est obligatoire de remettre au stagiaire un document attestant des sommes qui lui ont été versées (si cela est le cas).

Au-delà du seuil de franchise de cotisation, il est obligatoire d’effectuer un bulletin de paie.

Le point important à noter est que, bien qu’il ne soit pas obligatoire d’effectuer un bulletin de paie pour un stagiaire recevant une gratification ne franchissant pas le seuil de franchise de cotisation, il est néanmoins nécessaire de déclarer en DSN cette gratification si la durée du stage est supérieure à deux mois (ou 309h). Même s’il n’est pas obligatoire d’effectuer un bulletin de paie dans ce cas de figure, l’obligation de déclarer la gratification en DSN impose donc indirectement l’établissement d’un bulletin paie.

5. Comment macompta.fr peut vous simplifier la vie ? 

Le logiciel de paie macompta.fr permet de gérer intégralement l’édition des bulletins de salaire des stagiaires ainsi que leur déclaration en DSN.

Lors de la création de la fiche « salarié », il vous sera simplement nécessaire :
→ au niveau du profil de paie, de choisir le profil « Stagiaire »
→ au niveau de la nature du contrat, de choisir « Convention de stage (hors formation professionnelle) »

Les autres paramètres ne comportant pas de spécificités liées au statut de stagiaire, ceux-ci seront à compléter normalement.

A la création du bulletin

Le profil de paie « Stagiaire » sera alors chargé et tiendra ainsi compte des règles en matière de franchise de cotisations, d’exonération fiscale, d’assujettissement au PAS (prélèvement à la source) ainsi que des autres spécificités propres à ce statut :

• l’exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, cotisations chômages et AGS, contribution au dialogue social et cotisation prévoyance.
• l’exclusion des taux réduits d’assurance maladie et d’allocations familiales.
• une gestion des absences propre à ce statut : puisque la gratification est en fonction du nombre d’heures réellement réalisées dans le mois, aucune absence n’est à renseigner. Il sera uniquement nécessaire d’ajuster le nombre d’heures effectuées et le salaire de base en fonction de celui-ci.
• la mention du montant de la partie exonérée de la gratification.

Au niveau du bulletin

Le montant net imposable affiché ne tient pas compte du montant exonéré d’impôts sur le revenu. Cette dissociation est cependant bien présente en DSN, où il est repris distinctement dans différents champs :

• la rémunération nette fiscale – champ : S21.G00.50.002
• le montant de la part non imposable du revenu – champ : S21.G00.50.011
• le montant soumis au PAS – champ : S21.G00.50.013

Ce sera au stagiaire de tenir compte de l’exonération d’impôts lors de l’établissement de sa déclaration de revenus.

Le stagiaire doit bénéficier au même titre qu’un autre salarié de remboursement de transport et des avantages pour la restauration. Il sera donc possible d’ajouter dans le bulletin ces rubriques, si nécessaire.

DSN 

La DSN est déjà pré-paramétrée. La création d’une DSN mensuelle pour une période comportant un bulletin d’un stagiaire ne différera donc pas de la procédure classique : cliquer sur le bouton « créer » dans le menu « Déclaration mensuelle ».

On notera une petite spécificité : contrairement à la fin d’un contrat, à la fin du stage, aucune DSN événementielle n’est à effectuer. La déclaration de la fin du stage est déclarée dans la DSN mensuelle du mois au cours duquel le stage a pris fin.

Conclusion :

Vous voilà maintenant un expert de la paye des stagiaires ! Il vous reste plus qu’à mettre en application ces connaissances. N’hésitez pas à le faire sur notre logiciel de paie en le testant gratuitement : https://www.macompta.fr/essais.