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Le logiciel Devis / Factures macompta.fr fait peau neuve!

Le logiciel devis factures macompta.fr fait peau neuve

Début Juin 2021, macompta.fr va mettre en ligne certaines améliorations fonctionnelles et de sécurité sur le logiciel Devis/Factures.

Ces évolutions sont nécessaires au plan réglementaire (précisions du Bofip du 30/12/2020 sur les logiciels de caisse) ou pour améliorer le suivi du paiement de vos factures. Vous améliorez ainsi votre process de vente.

Bulletin Officiel des finances publiques

Ces évolutions concernent :

  • La validation des Devis et Bon de livraison, qui rend désormais les documents définitivement non modifiables. C’était déjà le cas pour les Factures.
  • Les documents non validés portent la mention « provisoire ». Une fois le document validé, cette mention disparait.
  • Le suivi du statut de paiement : la liste des factures indique désormais de façon très explicite, si celle-ci est payée ou non. Le changement de statut peut être géré manuellement par l’utilisateur (Logiciel Devis/Facture seul, ou avec comptabilité en recettes/dépenses) ou automatiquement lors du lettrage des paiements avec les factures, en comptabilité créances/dettes.
  • Une nouvelle attestation de conformité à la loi anti-fraude à la TVA sera disponible dans le menu Assistance / Attestations.

Pour mémoire, la validation des documents les rend inaltérables au sens de la loi anti-fraude. L’utilisateur ne peut plus modifier le document. Par ailleurs une clé de hachage est générée par le système pour garantir la non modification des données enregistrées en cas de contrôle. L’action de valider un document peut être exécutée de façon isolée au moment où le devis, le BL ou la facture sont devenus définitifs.

Elle peut également entrainer automatiquement la génération (transformation) du document suivant comme c’est le cas actuellement. Il s’agit de générer un transformer un devis en BL ou en facture, ou transformation du BL en facture). 

Un devis pourra maintenant générer plusieurs BL ou factures, mais un BL ne pourra générer qu’une facture. 

Une deuxième étape est planifiée prochainement pour vous permettre d’exporter à tout moment une archive sécurisée de vos documents commerciaux. Elle vous permettra également de donner un accès à l’administration fiscale pour accéder à vos documents d’origine. Actuellement ces procédures sont manuelles.

4 réflexions au sujet de « Le logiciel Devis / Factures macompta.fr fait peau neuve! »

  1. Les clients ne vont pas comprendre de recevoir un Devis PROVISOIRE. Cela va entraîner de la suspicion quant aux prix annoncés. Ce n’est donc pas une avancée cette modification !!!

    1. Bonjour,

      La mention « provisoire » disparaît lorsque le Devis est validé par le l’émetteur. Ainsi, vous pouvez valider votre document dès que vous avez établi votre devis et avant l’envoi au client, si la proposition est ferme et définitive.
      Si la proposition est susceptible d’évoluer (par ce que le client n’est pas sur de ce qu’il veut par exemple), la mention provisoire peut être laissée.

      Bien à vous.

  2. L’obligation de valider un devis pour supprimé la mention « PROVISOIRE » sur le pdf est une contrainte importante. Lorsque vous procédez à un ultime control de votre devis pdf avant de l’envoyer au client et que vous vous apercevez que vous avez fait une faute d’orthographe par exemple, la seule possibilité de correction est de dupliquer le devis qui aura alors un nouveau numéro. Il est donc recommandé désormais d’être bien concentré et de ne pas être dérangé lorsque vous faites un devis au risque de devoir utiliser plusieurs numéros de devis pour un même devis client. Il faudra ensuite bien checker quel n° de devis vous avez envoyé au client avant de le transformer en facture.
    Pas très souple tout ça ! C’est dommage car le devis n’est pas une pièce comptable mais seulement une étude descriptive des travaux à réaliser qui nécessite une acceptation du client.

    1. Bonjour Pierre,

      Merci pour votre message. Effectivement cette mention oblige à modifier la pratique : il faut valider le devis avant l’envoi au client pour faire disparaître cette mention « provisoire », ce qui signifie qu’on est certain que le devis est définitif. En cas d’erreur il faut dupliquer le devis pour en créer un nouveau. cela oblige à plus de rigueur.
      Nous avons beaucoup hésité et retardé cette évolution qui, nous le savions serait contraignante pour nos utilisateurs. Cependant la loi sur les logiciels de caisse facturation ne nous laissait pas le choix ; une mention claire doit indiquer le caractère provisoire ou définitif du document commercial s’il contient mention d’un paiement (nous avons un champ acompte sur le devis). Sans cette évolution nous ne pouvions pas produire l’attestation de conformité du logiciel de facturation. Pour mémoire, en cas de contrôle de l’administration, si l’entreprise ne peut pas produire cette attestation, l’amende est de 7500 €. Donc tous les éditeurs sérieux ont mis en place ce fonctionnement.

      Bien à vous.

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